ADP Deutschland

Mit dem neuen Alterseinkünftegesetz, das zum 1. Januar 2005 in Kraft tritt, wird ein grundlegender Wandel in der Alterssicherung eingeleitet. Wesentliche Inhalte der Umgestaltung sind die nachgelagerte Besteuerung sowie die Verpflichtung der Unternehmen, einen Durchführungsweg in der betrieblichen Altersvorsorge (bAV) anzubieten. Neu ist, dass Mitarbeiter bei einem Arbeitsplatzwechsel ihr bAV-Modell flexibel mitnehmen oder beispielsweise Zeitwertkonten wertgleich wandeln können. Mit diesen Neuerungen, und auch angesichts der demographischen Entwicklungen in Deutschland, werden Unternehmen mit einer Welle von Anpassungen und zusätzlichen Administrationstätigkeiten konfrontiert. Über den Aufwand und die Konsequenzen sind sich die Unternehmen in ihrer Tragweite überwiegend noch nicht bewusst.

Dabei sind die Verwaltungsschritte für bAV und Zeitwertkonten umfassend:

- Unternehmen sind im Fall von Direktzusagen beispielsweise nicht nur verpflichtet, Pensionszusagen und Anwartschaften zu verwalten sowie Abrechnung von Pensionären abzuwickeln, sondern auch die Daten eines Arbeitnehmers gegebenenfalls während seines gesamten Lebens (Employee Lifecycle) bereitzuhalten und sie zu pflegen. Hinzu kommen die regelmäßige Kommunikation von Rentenanpassungen, das Ausstellen von Bescheinigungen sowie die jährliche Erstellung eines versicherungsmathematischen Gutachtens für die Bilanzrückbildungen.
- Die Nutzung von Zeitwertkonten birgt aufgrund der vielfältigen Umwandlungsmöglichkeiten wie Sabbaticals, Vorruhestand, Altersteilzeit oder Umwandlung in bAV vergleichsweise noch mehr Administration für die Personalabteilungen. Die Berücksichtigung möglicher Entnahmen kann eine komplizierte Störfallberechnung erfordern. Auch die Auskunftsansprüche über die bisher erreichten Wertguthaben oder den Übertragungswert, sind sehr aufwändig.

Wie sich der Verwaltungsaufwand im Fall von Direktzusagen potenziert zeigt folgendes Beispiel: Ein Mann beginnt in seinem 20. Lebensjahr in einem Unternehmen zu arbeiten und scheidet dort nach 20 Jahren aus. Seine Anwartschaft ist jedoch vom ersten Arbeitgeber bis zu seinem Renteneintritt zu verwalten – insgesamt 45 Jahre. Angenommen der ehemalige Mitarbeiter wird 85 Jahre alt, folgen weitere 20 Jahre, in der das Unternehmen seine Rente ausbezahlt und Daten pflegt. Lebt seine Frau 15 Jahre länger, folgt entsprechend die Verwaltung der Witwenrente. Letztendlich können bis zu 80 Jahre Verwaltungsarbeit 20 Jahren Beschäftigungszeit gegenüberstehen.

Diese Rechnung verdeutlicht auch, wie heikel Situationen werden können, wenn Versorgungsansprüche der Mitarbeiter die ehemaligen Arbeitgeber weit überleben. Hier muss rechtzeitig von den Unternehmen für Insolvenzschutz und die Rentensicherheit gesorgt werden.

Darüber hinaus bewirkt die Entwicklung der Alterspyramide, dass immer mehr Mitarbeiter über Jahrzehnte hinweg mit ihren ehemaligen Arbeitgebern über die Verwaltung ihrer Renten/-ansprüche verbunden bleiben. Weitere Reformen bleiben nicht aus, wodurch wiederum steigender Verwaltungsaufwand zu erwarten ist. Bereits heute liegt der administrative Aufwand von Personalabteilungen durchschnittlich bei 50 Prozent. Unternehmen aus dem Baugewerbe beispielsweise verwalten bis zu dreimal so viele Renten als derzeit aktive Mitarbeiter beschäftigt sind. Dies kann auch andere Unternehmen der traditionellen Industrie treffen, die einen ähnlichen Strukturwandel – weg vom Produktionsschwerpunkt hin zu Entwicklung und Beratung – erleben.

Doch das neue Alterseinkünftegesetz birgt auch positive Effekte für Unternehmen: um den für das Unternehmen und für die Mitarbeiter richtigen bAV-Durchführungsweg zu finden, ist die wirtschaftliche Ausgangslage entscheidend. Welche Wahl auch getroffen wird, positive Auswirkungen auf die Lohnkosten der Unternehmen sind die Folge: Sozialversicherungsbeiträge verschieben sich in die Zukunft, Steuerfreibeträge können genutzt werden und Rückstellungen lassen sich über Pensionskassen/-fonds abdecken, so dass sie in der Bilanz nicht auftreten. Vor dem Hintergrund von Basel II ist gerade letzteres für mittelständische Unternehmen eine gute Option für ein positives Rating.

Bei der effizienten Administration und Implementierung der neuen Regelungen rund um die bAV und der Verwaltung von Zeitwertkonten können insbesondere externe Dienstleister Unternehmen unterstützen. Dabei profitieren sie zum einen von den Skaleneffekten, die ein Externer erzielt und realisieren dadurch signifikante Kosteneinsparungen. Von Vorteil sind auch der Insolvenzschutz und die Schnittstellenfunktion zum Aktuar, die ein Dienstleister bietet. Zum anderen trägt Outsourcing zur Verringerung der Leistungstiefe in der Unternehmensverwaltung bei und hält dem Arbeitgeber den Rücken von administrativem Aufwand frei. Mit Outsourcing lassen sich bis zu 35 Prozent Einsparungen im Vergleich zum Einsatz interner Ressourcen erreichen. So ist eine stärkere Konzentration auf strategische Aufgaben wie Personalplanung und -entwicklung möglich.

Ausblick: Der aktuelle Strukturwandel bei der Leistungstiefe in der Verwaltung ist mit den Veränderungen der Fertigungstiefe in den 80er Jahren bei der produzierenden Industrie zu vergleichen. Wie damals kann Outsourcing auch heute Unternehmen bei der Optimierung von Prozessen helfen und zur Standortsicherung Deutschland beitragen.

KURZPROFIL AUTOMATIC DATA PROCESSING Inc.
Automatic Data Processing Inc. (NYSE:ADP) ist mit einem Umsatz von 7,8 Milliarden US-Dollar (2003/2004), 41.000 Mitarbeitern und rund 500.000 Kunden eines der größten unabhängigen IT-Serviceunternehmen der Welt. Das Unternehmen mit Sitz in Roseland, USA, ist seit 1961 an der New Yorker Börse notiert. Der Gewinn für das vergangene Jahr betrug 935 Mio. US-Dollar bzw. 1,56 Cents pro Aktie.

ADP Employer Services ist der größte von vier Geschäftsbereichen. Hier entwickelt und implementiert ADP Informationssysteme und Dienstleistungen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung und das Personalmanagement. Je nach Kundenbedürfnis bietet ADP Beratung, Softwarelösungen sowie Teil- und Full-Serviceleistungen (Business Process Outsourcing). Alleine 4 Milliarden US-Dollar des weltweiten Umsatzes entfielen im vergangenen Geschäftsjahr auf Outsourcing-Services im Personalwesen. Serviceleistungen für die Finanzwirtschaft und Investoren (Brokerage Services), für Kfz-Sachverständige (Claims Services) und Kfz-Vertragshändler und -Hersteller (Dealer Services) bilden die drei anderen Standbeine des Unternehmens.

In Deutschland erwirtschaftete ADP Employer Services GmbH mit 500 Mitarbeitern im Geschäftsjahr 2003/2004 einen Umsatz von 61 Millionen Euro. Jede fünfte Lohn- und Gehaltsabrechnung wird in Deutschland mit Lösungen von ADP erstellt. Zu den 5.500 Kunden in Deutschland zählen unter anderem DaimlerChrysler, Danone, Deutsche Bahn, eBay, Hewlett-Packard und HypoVereinsbank. ADP Employer Services GmbH hat ihren Hauptsitz in Neu-Isenburg und ist an fünf weiteren Standorten in Deutschland vertreten.

Weitere Informationen erhalten Sie unter www.adp.com oder www.de.adp.com.