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Global payroll services

Payroll-Technologien evaluieren

Von ADP

6/08/2019

 

Sie erwägen die Expansion ins Ausland? Stellen Sie sicher, dass Ihre Entgeltabrechnung entsprechend angepasst wird.

Ungeachtet der derzeit unsicheren Wirtschaftslage schreitet die Globalisierung unaufhaltsam fort. Immer mehr Unternehmen entscheiden sich für den Schritt ins Ausland. Die wichtigsten Beweggründe hierfür sind die Erschließung neuer Märkte, die Senkung der Transportkosten und der Fachkräftemangel vor Ort.

Mit dem Wachstum steigen jedoch auch die Anforderungen an die Belegschaft und die Systeme sowie der Bedarf an kreativen Lösungen. Dies gilt insbesondere für die globale Entgeltabrechnung. In der Tat sind es Probleme mit der Entgeltabrechnung in der HR- und der Finanzabteilung, die die Expansion in neue Märkte verzögern können.

Länderübergreifende Gehaltsabrechnung ist mehr als „business as usual“ in größerem Umfang. Probleme entstehen immer dann, wenn Lohn- und Gehaltsabrechnungslösungen auf andere Steuer- und Rentensysteme sowie ein abweichendes Arbeitsrecht abgestimmt werden müssen.  Dieser Prozess ist extrem kostenaufwendig, insbesondere wenn Unternehmen versuchen, den Prozess selbst in die Hand zu nehmen.

Bereits vor einiger Zeit hat PricewaterhouseCoopers in einem Bericht mit dem Titel The Hidden Reality of Payroll & HR Administration Costs zu bedenken gegeben, dass Unternehmen, die Entgeltabrechnung und Personalverwaltung im eigenen Haus behalten, 18 % mehr für diese Funktionen ausgeben als Unternehmen, die sich für ein Outsourcing entscheiden1. Und es scheint, als ob Unternehmen die realen Kosten für die Entgeltabrechnung noch immer unterschätzen. Insight Performance hat im Auftrag von ADP ermittelt, dass Unternehmensinhaber hierbei von 17 € pro Gehaltsabrechnung ausgehen. Die tatsächlichen Kosten betragen jedoch 37 €.2 Im selben Bericht wird die American Payroll Association dahingehend zitiert, dass Fehler aufgrund manueller Verfahren für ein bis acht Prozent der gesamten Lohnkosten verantwortlich sind.

Das US-Unternehmen Yankee Candle verzeichnet ein jährliches Wachstum von 30 % und baut seine internationale Präsenz aus. Es beschäftigt derzeit 343 Mitarbeiter in fünf europäischen Ländern. Dabei entfallen auf drei dieser Länder – Frankreich, Italien und Irland – jeweils nur zwei Mitarbeiter. Das Problem wird dadurch jedoch nicht geringer.3 Im Gegenteil, die Kosten für die Entgeltabrechnung in diesen Ländern sind dadurch unverhältnismäßig hoch.

Rachael Merrett, Group Financial Controller, kommentiert: „Während der Expansion ins Ausland hat sich gezeigt, dass wir viele unserer HR-Prozesse auslagern müssen. Wir benötigen landesspezifische Kompetenzen, da sich beispielsweise das französische Steuerrecht deutlich von dem in Italien unterscheidet.

Sie müssen bedenken, dass die Entgeltabrechnung unglaublich zeitaufwendig ist. Beim früher eingesetzten manuellen Verfahren mussten wir die Daten zusammentragen, in eine Excel-Tabelle eingeben, die Tabelle an den externen Anbieter senden, darauf warten, dass wir eine Tabelle zurückbekommen, und diese analysieren.  Mit einem solchen System könnten wir heute nicht mehr arbeiten.“

 

Welche Vorteile bieten Payroll-Technologien?

Eine Lohn- und Gehaltsabrechnungslösung gewährleistet, dass Mitarbeiterdaten schnell erfasst werden und sämtliche Mitarbeiter stets pünktlich und vertragsgemäß bezahlt werden. Entgeltabrechnung ist ein komplexer Bereich. Unterschiedlichen Regelungen einzelner Länder müssen beachtet werden und obwohl Mitarbeiter in der Regel zufrieden sind, solange sie das vereinbarte Gehalt erhalten, werden regelmäßig behördliche Prüfungen durchgeführt. Technisches oder menschliches Versagen kann Unmut bei den Mitarbeitern, negative Schlagzeilen und empfindliche Strafen nach sich ziehen.

Wie oft die Entgeltabrechnung ausgelagert wird, hängt von der jeweiligen Region ab. Laut einer Umfrage von Deloitte aus dem Jahr 2014 setzen 47 % der Unternehmen in der Region EMEA auf Outsourcing. In Lateinamerika sind es dagegen 60 %, im Asien-Pazifik-Raum 31 % und in Nordamerika nur 22 %.4 Es ist davon auszugehen, dass diese Zahlen seither weiter gewachsen sind, insbesondere da die Vorteile für alle Beteiligten offensichtlich sind. Die besten Lohn- und Gehaltsabrechnungslösungen sparen wertvolle Zeit und sind zudem absolut verlässlich. Sie übernehmen sämtliche Funktionen – von Berechnungen bis hin zur Verwaltung von Multiwährungskonten, der Abführung von Steuern und der Einbeziehung geänderter Vorschriften − und gewährleisten überall vollständige Compliance. Zudem sorgen Sie für Transparenz sowie den schnellen Zugriff auf Mitarbeiterdaten, ermöglichen die Erstellung individueller Berichte und leisten einen Beitrag zur Erhöhung der Sicherheit.

Eine umfassende HR-Suite vereint Payroll- sowie weitere HR-Funktionen, einschließlich HR-Verwaltung, Zeitwirtschaft, Talentmanagement sowie Berichterstellung und Analysen. Die funktionsübergreifende Nutzung verbessert die Datenqualität, erhöht die Effizienz und vereinfacht die Entscheidungsfindung. Damit leistet die HR einen entscheidenden Beitrag zum Unternehmenswachstum.

 

Wodurch sollte sich eine globale Lohn- und Gehaltsabrechnungslösung also auszeichnen?

  • Suchen Sie zunächst nach einem verlässlichen Gehaltsabrechnungsdienstleister.
  • Möchten Sie Ihre Präsenz auf neue Märkte ausdehnen, sollten Sie sichergehen, dass der Anbieter über Spezialisten für diese Märkte verfügt. Außerdem sollten Sie sicherstellen, dass die Software problemlos für die Gehaltsabrechnung in allen Ländern geeignet ist.
  • Überprüfen Sie, ob die Lösung alle benötigten Funktionen bietet. Werden landesspezifische Gesetze einbezogen und ist für Compliance gesorgt?  Ist die Ausbezahlung von Zusatzleistungen möglich? Gibt es eine Self-Service-App für Mitarbeiter?
  • Nutzt die Lösung die Cloud? Cloudlösungen sind einfach einzurichten, lassen sich problemlos aktualisieren und sind von überall aus zugänglich.
  • Ist bei Bedarf Support von Spezialisten verfügbar?

 


Ob Sie es glauben oder nicht, ein durchschnittliches multinationales Unternehmen mit über 3.000 Mitarbeitern verwendet über 60 verschiedene HR- und Gehaltsabrechnungssysteme.5 Ganz gleich, wo die Ursachen hierfür liegen − in der Ergänzung immer neuer regionsspezifischer Funktionen oder in der Anschaffung durch unterschiedliche Finanzleiter mit eigenen Vorlieben −, die von Payroll-Managern gewünschte einheitliche Lösung kommt hierdurch nicht zustande.

Payroll-Technologie dient letztendlich stets demselben Zweck: der Gehaltszahlung an die Mitarbeiter. Das ist allerdings auch schon die einzige Gemeinsamkeit. Moderne Lohn- und Gehaltsabrechnungslösungen können viel mehr, als Kapazitäten in den HR-, Finanz- und Administrator-Teams freizusetzen. Sie helfen Ihnen dabei, eine Arbeitsumgebung zu schaffen, bei der die Mitarbeiter im Mittelpunkt stehen.

Das moderne flexible Arbeitsumfeld mit Jobsharing, Home Office, Gleitzeit und Freiberuflern verlangt nach neuen, intelligenten Lösungen. Lösungen, die Ihnen mehr Zeit geben, sich darum zu kümmern, was wirklich zählt: Ihre Mitarbeiter.

Eine umfassende Payroll-Software unterstützt Sie dabei, die Talente anzuwerben, zu entwickeln und zu halten, die Ihr Unternehmen vorwärts bringen. Wenn es etwas gibt, dass eine Lohn- und Gehaltsabrechnungslösung keinesfalls darf, dann ist das, Ihr Unternehmen zurückzuhalten.