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Time and attendance solutions

Mit den richtigen HR-Daten schützen Sie Ihr Unternehmen

Von ADP

20/08/2019

Drei wichtige Berichte zur Belegschaft für jedes Unternehmen (und wo Sie diese finden)

Erst wurde die Welt kleiner, jetzt wird sie transparent.

Wir kennen die Meinung des Präsidenten der USA, da dieser ausgiebig twittert. Websites wissen Bescheid über unser Kaufverhalten und unsere Hobbys. Selbst unser Zuhause wird nach und nach vernetzt.

Nicht nur Daten sind heute jederzeit verfügbar. Auch schlechte Nachrichten lassen sich kaum noch verheimlichen. Dies hat Auswirkungen auf die Verantwortung von Führungskräften und Unternehmen. Corporate Compliance ist das Thema der Stunde.

Über moderne HR-Suiten mit Software und Diensten haben HR-Abteilungen heute einen bedeutenden Einfluss auf den Ruf eines Unternehmens sowie dessen Wettbewerbsfähigkeit.

Drei HR-Berichte für grundlegende Aufgaben

Geschlechterspezifische Bezahlung nach Position: Im Bericht The Gender Gap Report 2017 stellt das Weltwirtschaftsforum ein „Stocken des Fortschritts auf globaler Ebene“1 fest und prognostiziert, dass die Beseitigung des geschlechterspezifischen Lohngefälles weltweit noch 217 Jahre dauern wird.2 Eine faire Bezahlung rückt immer mehr in den Blickpunkt. Unternehmen, die ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nicht das gleiche Gehalt zahlen, riskieren kostspielige Klagen mit negativen Auswirkungen auf ihren Ruf. Möglicherweise ergeben sich auch Nachteile bei der Talentgewinnung. Fairness und Transparenz bei der Bezahlung zahlen sich im Hinblick auf Mitarbeiterengagement und -produktivität aus.

Lohnsteuerberichte: Der Umgang mit Steuern ist in Unternehmen mitunter komplex. Für multinationale Unternehmen kann dieser Aspekt aufgrund unterschiedlicher Steuersätze und Bestimmungen eine große Herausforderung darstellen. Zur Minimierung von Compliance-Risiken in den Bereichen beschäftigungsbezogene Steuern und Vergütung sowie zur Beantwortung von Anfragen nationaler Steuerbehörden muss jedes Unternehmen in der Lage sein, auf Verlangen einen detaillierten Bericht vorzulegen, der nach Zeitraum oder Art der Besteuerung aufgeschlüsselt ist.

Funktionsbezogene Mitarbeiterkosten: Zeitwirtschaftslösungen sind sehr verschieden. Eine herausragende HR-Suite ermöglicht Querverweise und die Aufschlüsselung relevanter Daten, während nicht nur die Gehälter als Kostenfaktor berücksichtigt werden können. Auch Benchmark-Daten und Zielvorgaben finden Beachtung. Darüber hinaus werden alle notwendigen Daten für klare und informierte Managemententscheidungen bereitgestellt.

Nachrichten verbreiten sich rasend schnell

Selbst im Zeitalter sofort verfügbarer Informationen behält eine alte Weisheit Gültigkeit: Gute Nachrichten verbreiten sich schnell, schlechte Nachrichten sehr viel schneller. Am schnellsten jedoch verbreiten sich Fake News. Kürzlich hat USA Today eine Studie des MIT (Massachusetts Institute of Technology) aufgegriffen: „Wissenschaftler haben berechnet, dass eine Falschmeldung im Schnitt innerhalb von 10 Stunden 1.500 Twitter-Nutzer erreicht. Eine wahre Geschichte benötigt im Vergleich dazu 60 Stunden. Eine Falschmeldung erreicht darüber hinaus durchschnittlich 35 Prozent mehr Personen als eine wahre Geschichte.“3

Ob Fake News oder einfach nur schlechte Nachrichten: Unternehmen müssen unmittelbar reagieren können, um einer möglichen Rufschädigung zu entgehen. Wired.com hat über eine versuchte Rufschädigung berichtet, bei der Monsanto für Fehlbildungen in Brasilien verantwortlich gemacht wurde.4 International angesehene Zeitungen und Prominente haben diese Geschichte schnell weiterverbreitet.

Unternehmen benötigen zuverlässige und aktuelle Informationen, die sofort zugänglich sind. Mit einer modernen HR-Suite, die zahlreiche Daten erfasst, kann die HR eine zentrale Rolle einnehmen, wenn es darum geht, den Ruf des Unternehmens zu schützen. Sofern die zuständigen Personen sofortigen Zugang zu den benötigten Informationen erhalten, kann die HR-Abteilung hohe Gerichtskosten oder fallende Aktienkurse vermeiden.

Welche Daten sind „nützlich“?

Es wird immer wieder betont, wie wertvoll Daten sind. Bei der gegebenen Datenmenge fällt es jedoch schwer, den Überblick zu behalten. Rohdaten müssen „bereinigt“ und ungenaue, unvollständige und unerhebliche Daten entweder korrigiert oder entfernt werden. Sonst besteht die Gefahr falscher Analysen.

„Nützliche“ Daten sind hingegen äußerst wertvoll. Mit einem Single System of Record können Sie sicherstellen, dass Ihre Daten genau das sind − nützlich. Es sorgt dafür, dass Ihnen vollständige, präzise und aktuelle Daten vorliegen.

Berichte für mehr Wachstum

Neben den drei obligatorischen Berichten, mit denen Sie Ihr Unternehmen schützen, sollten Sie die HR fit für die Zukunft machen. In Zukunft wird es nicht mehr reichen, nur zu reagieren und Daten erst auf Verlangen bereitzustellen. Der HR kommt eine wichtige Rolle bei der Unternehmensplanung zu.

Mithilfe von HCM-Software (Human Capital Management, Humankapitalmanagement) können Sie die Effizienz steigern, Strategien entwickeln und das Mitarbeiterengagement verbessern. Außerdem erkennen Sie, wann Mitarbeiter überarbeitet sind, eine Weiterqualifizierung benötigen oder belohnt werden sollten. Die Society for Human Resource Management zitiert den CEO von Glassdoor Robert Hohman wie folgt: „Transparente Daten sind allgemein verfügbar, sie lassen sich auswerten und in vielerlei Hinsicht nutzen. Sie erhalten einen besseren Eindruck von der Stimmung der Belegschaft, können Feedback berücksichtigen. Davon profitieren die Bereiche Recruitment, Mitarbeiterbindung sowie Kompetenz- und Karriereentwicklung.“5

Wenn Sie sich mehr Transparenz wünschen, muss Ihre HR-Suite leicht zugänglich sein. Dies gilt nicht nur für die strategische Ebene, auch einzelne Mitarbeiter sollten ganz einfach nach der Anmeldung auf einem beliebigen Gerät eigene Daten verwalten, Urlaubsanträge einreichen und Informationen zu Altersversorgung und Zusatzleistungen abrufen können. Bei einer zentralen Lösung ist die Sicherheit einfacher zu gewährleisten als bei mehreren Oberflächen und Konten.

Wenn Sie Ihre Daten zusammenführen, erhalten Sie echte Datentransparenz. Transparenz bedeutet nicht nur, dass Ihr Unternehmen nichts verheimlichen muss. Transparenz bedeutet auch, dass die für Berichte, Zusammenarbeit, Strategieentwicklung und Entscheidungsfindung benötigten Daten jederzeit verfügbar sind. Mithilfe von Transparenz minimieren Sie nicht nur Risiken, sondern erhöhen gleichzeitig Ihre Effizienz, Wettbewerbsfähigkeit und Mitarbeiterorientierung.