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HCM

Sie haben ein neues HR-System eingeführt oder stehen kurz vor einer Entscheidung?

5/03/2020

 
 

Dann nehmen Sie sich 5 Minuten, um folgenden Sachverhalt durchzulesen.


Am Markt gibt es mittlerweile viele und auch sehr gute Personalverwaltungssysteme bzw. HCM-Systeme (Human Capital Management), die viele Module abbilden - angefangen vom Recruiting, über Seminarverwaltung, Zielvereinbarungen, Ausbildungsmanagement bis hin zum Employee-Self-Service.

Nun ist aber das Personalverwaltungssystem nicht das Einzige, das täglich mit Daten gefüttert werden möchte, um Ihnen und der Geschäftsführung korrekte und tagesaktuelle Berichte zur Verfügung zu stellen. Sie haben mindestens auch noch eine Gehaltsabrechnung, und in vielen Fällen auch eine Personalkostenplanung, die mit aktuellen Daten arbeiten muss.

Müssen Sie also zukünftig drei Systeme mit den aktuellen Daten pflegen, falls Sie noch keine Schnittstelle zwischen Ihrer Payroll und Personalkostenplanung haben?

Die gute Nachricht vorweg: Nein, müssen Sie nicht!

Wie sieht aber die Lösung konkret aus?

Ihr Ziel sollte es sein, ein „System of Record“ zu haben, welches im Optimalfall das führende HCM-System ist. Bedeutet: alle Änderungen bei Gehältern, Adressen oder Beschäftigungsmodellen sollten einmalig in Ihr Personalverwaltungssystem eingegeben und dann über eine Schnittstelle an die Payroll übermittelt werden, um redundanten und manuellen Datenpflegeaufwand zu vermeiden.

Hierbei spielt es auch keine Rolle, ob Sie die Gehaltsabrechnung als In-house-Lösung noch selber berechnen oder sie als Business Process Outsourcing (BPO) an einen externen Dienstleister ausgelagert haben.

Bis dahin klingt das Thema ja noch einfach: Schnittstelle bauen. Fertig!

Ehrlicherweise hatte ich anfangs genau die gleiche Vorstellung. Aber so einfach ist es leider nicht.

Lassen Sie mich an einer Analogie erklären, was das Thema so kompliziert, mitunter auch komplex, macht.

Stellen Sie sich vor, Sie haben einen Vertrag, der in Deutsch verfasst ist. Das ist die Sprache Ihres HCM-Systems. Sie schreiben den Vertrag also in Deutsch und wollen diesen dann an Ihren Kollegen in Japan senden. Der Kollege spricht aber nur Japanisch, die Sprache Ihrer Gehaltsabrechnungssoftware.

Da Sie kein Japanisch sprechen und Ihr Kollege kein Deutsch, brauchen Sie einen Übersetzer, also ein Programm, welches die Sprache Ihres HCM-Systems in die Sprache der Payroll übersetzt.

Der Übersetzer muss natürlich erst einmal eingestellt werden, was mit der Einrichtung der Software gleichzusetzen ist.

Bevor der Übersetzer seine Arbeit beginnen kann, muss er sich mit den speziellen Gegebenheiten Ihres Unternehmens in Deutschland und Japan bekannt machen und schauen, ob die deutschen Begriffe überhaupt analog ins japanische übersetzt werden können.

Können überhaupt alle Felder, die in der Payroll (in Japan) benötigt werden, aus dem Deutschen (= Ihrem HCM-System) übernommen werden? Oder gibt es in Japan besondere Anforderungen, die es im Deutschen gar nicht gibt? Sprich: Kann Ihr HCM-System überhaupt alle Daten liefern, die in der Payroll benötigt werden?

Dies ist meistens nicht der Fall, da nicht alle Payroll relevanten Datenfelder in den HCM-Systemen hinterlegt sind.

Damit die Übersetzung ins Japanische klappt, müssen im Deutschen Synonyme geschaffen werden. Es müssen also in Ihrem HCM-System zusätzliche Felder angelegt werden, die die geforderten Payroll-Daten liefern können.

Nun ist es aber so, dass es oft nicht für alle japanischen Wörter Synonyme gibt, also nicht alle Felder angelegt werden können. Diese Herausforderung werden sie bei der Mehrheit der HCM-Systeme haben, da diese ehrlicherweise auch nicht für die Payroll ausgelegt wurden. Sonst könnten Sie mit dem System die Gehaltsabrechnung ja auch gleich mitmachen.

Zusätzlich kommt hier, wenn Sie die Gehaltsabrechnung an einen Dienstleister ausgelagert haben, auch die Haftungsfrage in Spiel. Die Daten, die Sie z.B. für eine Abfindung in Ihrem HCM-System eingeben, sprechen oft mehrere Lohnarten an und müssen SV- und steuerrechtlich beurteilt werden. Übermitteln Sie solche Daten über das HCM-System, kann es bei Fehlern zum Rechtsstreit kommen. Also Vorsicht!

Zurück zum Beispiel: Wir haben mittlerweile den Übersetzer eingestellt, uns beide Verträge angeschaut und auch Synonyme gefunden. Bevor wir den Vertrag raussenden, muss der natürlich nochmal auf Fehler gegengelesen werden. Dies kostet zusätzlich Zeit und Aufwand. Das Testen des Systems ist also sehr wichtig, um auch den kleinsten Fehler zu finden, denn zukünftig sollen alle Daten automatisch übernommen werden. Hier würde sich der kleinste Fehler durchziehen.

Ist alles getestet, können Sie nun endlich den Vertrag versenden, also die Schnittstelle zwischen HCM und Payroll aktivieren.

Da Sie ab und zu Kleinigkeiten an dem Vertrag ändern wollen, muss der Übersetzer immer wieder drüber schauen. Diese Tätigkeit kann man mit der Pflege der Schnittstelle gleichsetzen.

Sie sehen also, hinter einer Schnittstelle (einer Vertragsübersetzung) steckt deutlich mehr Aufwand, als man zunächst vermuten mag.

Der Effekt ist aber langfristig sehr positiv: Sie haben ein System, in dem sie (fast) alle Daten eingeben können und welches auch mit anderen Systemen „spricht“, ohne dass Sie die Befürchtung haben müssen, dass Daten falsch übermittelt werden, da das System ausreichend getestet wurde.

Ein abschließender Punkt: ist ein Vertrag einmal übersetzt, heißt es nicht automatisch, dass Sie einen ähnlichen, aber doch anderen Vertrag ohne den Übersetzer raussenden können.

Jede Schnittstelle ist, genau wie jede Firma, individuell. Gibt es bei einem Unternehmen Tarifverträge, Sondermeldungen, Akkordarbeit, BAV usw., existieren diese in anderen Unternehmen nicht. Somit muss eine Schnittstelle immer individuell an die Anforderungen eines Unternehmens angepasst werden.

Falls Sie gerade ein Projekt zu dem Thema haben oder sich einfach informieren wollen, kommen Sie gerne auf mich zu.

Mit den besten Grüßen

Radoslaw Mateja