Jedes Unternehmen hat eine Lösung für die Personalabrechnung. Jede noch so kleine Firma lagert die Personalabrechnung an Drittanbieter aus, anstatt die zeitlich aufwendigen Formalitäten selbst zu bewältigen und sich mit allen Vorschriften des komplexen Steuersystems auseinander zu setzen.

Obwohl Leistungen der Personalabrechnungssysteme überwiegend dem Back Office von Nutzen sind, wirken sie sich auch auf das Front Office aus. Die Mitarbeiter sind dazu da, das Unternehmenswachstum zu fördern und selbstverständlich wollen auch sie bezahlt werden.

Allerdings kommen weitere Dinge dazu. Angestellte möchten sichergehen, dass Sie korrekt bezahlt werden und zudem auch verstehen, welche Steuern auf ihr Gehalt erhoben werden oder viel ihre Sozialleistungen kosten. Sie möchten über genaue Einzelheiten in Bezug auf Urlaubs- oder Krankentage informiert werden, und vieles mehr. Was auch immer der Fall sein möge, Mitarbeiter kommen, entweder online oder durch Anfragen an die Personalabteilung, in direkten Kontakt mit Ihrem Personalabrechnungssystem. 

Dennoch wollen sie mehr. Wie schaffen Sie es also, ihre Angestellten in diesem Fall besser einzubinden?

Es beginnt mit der Zusammenlegung von Personalabrechnung mit einer Human Capital Management (HCM) Lösung. Da die Personalabrechnung wertvolle Mitarbeiterdaten über Abrechnung, Sozialleitungen, Arbeitszeiten etc. liefert, macht es überaus Sinn, dass alles andere, das sich mit Mitarbeitermotivation und -Einbindung ins Unternehmen beschäftigt, Teil der gleichen Lösung ist. Wie kommt HCM der heutigen Erwartungshaltung der Mitarbeiter entgegen?

Die Kategorisierung und Definition von HCM haben über die Jahre variiert und neue Ideen sind auf dem Markt erschienen. Wenn man allerdings eine Wunschliste mit den aktuellen Definitionen schreiben würde, machen genau drei Hauptbereiche HCM aus: 

1. Verwaltung von Angestellten
   HCM stellt eine Reihe von Human Resources Funktionen bereit, die dabei helfen, Basisdaten von Angestellten und Teams zu verwalten und gleichzeitig Kollegen mit HR Mitarbeitern zu vernetzen. Die Verwaltung von Organisationsstrukturen Ihres Teams wird zum Kinderspiel, während Sie die Einheitlichkeit der Personalabrechnung im Auge behalten. HCM kann auch dabei behilflich sein, Manager anzuregen, die beste Struktur zu erstellen um die Mitarbeiterproduktivität zu maximieren. Auf der Verwaltungsseite werden genaue Anwesenheitszeiten festgehalten, die Arbeitsmoral wird aufrecht erhalten, Missverständnisse werden vermieden und schlussendlich wird Zeit gespart. Integrierte Arbeitsabläufe erleichtern die Initiierung, Bewilligung und Erfassung von Abwesenheits- oder Urlaubszeiten in Ihrem gesamten Unternehmen. Darüber hinaus gibt es weitere Funktionen, doch dies sind die wichtigsten.
2. Talentmanagement
   Ein anderer Teil von HCM Funktionen umfasst die Personalgewinnung, Einstellung, Entwicklung, Vergütung von Mitarbeitern und die Zukunftsplanung in diesem Bereich. Diese Elemente können eine wesentliche Rolle in der Mitarbeitermotivation und -Partizipation spielen und dabei helfen, Erwartungen in Hinblick auf Produktivitätssteigerung zu kommunizieren. Das Talentmanagement kann ebenfalls mit dem Arbeitsmarkt kommunizieren und dabei zukünftige Mitarbeiter gewinnen und sicherstellen, dass die besten Kandidaten an den richtigen Stellen eingesetzt werden. Eine starke Talentmanagement-Lösung kümmert sich um alles, völlig problemlos und vertraulich, für all Ihre Teams, von einem einzigen Ort aus.
    
3. Personalabrechnung und Zeiterfassung
   Die Personalabrechnung muss mehrstufige Zahlungsprozesse unterstützen und dabei jede Region und jedes Land berücksichtigen, um für einen korrekten und pünktlichen Zahlungseingang der Gehälter zu sorgen. Die Einhaltung von schwankenden Richtlinien, regionaler Gesetzgebung und lokalen Anforderungen sowie die Verknüpfung von Sozialleistungen, Rente und Abwesenheitszeiten werden ebenfalls gewährleistet. Zusätzlich müssen einige Mitarbeiter oder Vertragsnehmer ihre Arbeitszeiten täglich oder wöchentlich regulär festhalten. Zeiterfassungstools, die leicht zu handhaben und einfach zu bedienen sind, optimieren die Arbeitsleistung der Mitarbeiter, da sie reaktionsschneller, intuitiver, und flexibler im täglichen Umgang sind.

Natürlich sollten all diese Funktionen des HCM-Spektrums mobil und auf sozialen Plattformen verfügbar sein, sodass Mitarbeiter schnell und einfach an ihre Daten kommen. HR Teams möchten sicherstellen, dass alle Funktionen an den jeweiligen Standort angepasst sind. Sie sind auf die Möglichkeit, die Daten bekanntgeben und analysieren zu können, angewiesen, um kluge Unternehmensentscheidungen zu treffen.

Interessant dabei ist, dass die Personalabrechnung lediglich eine der vielen Kategorien von HCM darstellt. Sie sollte allerdings nicht als separate oder abgegrenzte Funktion fortbestehen. Je enger die Verbindung der Personalabrechnung mit dem Rest der HCM Lösung ist, desto besser. Schließlich hat jeder Mitarbeiter nur einen einzigen Datensatz und deshalb sollte dieser auf das gesamte HCM-Spektrum angewandt werden.

Es gibt eine Vielzahl von Ansätzen, die Personalabrechnung mit HCM zu verbinden. Hier sind die Vor-und Nachteile:

1. Getrennt
   Sie könnten die Personalabrechnung getrennt von HCM betreiben. Diese beiden Elemente könnten zwei verschiedene Produkte sein und möglicherweise von zwei verschiedenen Anbietern stammen. Die Verbindung beider Elemente müsste eventuell manuell verwaltet oder es müssten komplizierte Tools verwendet werden, um konsistente und gleichbleibende Datensätze zu generieren.
   
   Das andere Problem zwei unterschiedlicher Systeme ist, dass der Zugang zu zwei verschiedenen Plattformen unter Umständen für Verwirrung sorgen und einen unangenehmen Eindruck bei den Mitarbeitern hinterlassen kann.
    
2. Datenintegriert
   Alternativ könnten Sie beide Systeme auf Datenebene integrieren. Mit anderen Worten sind beide Systeme nach vor vorhanden, teilen allerdings die gleiche Datenbank. Dies löst ein Problem der Datenintegrität für HR, vernachlässigt aber unter Umständen weiterhin den Aspekt der Benutzerunfreundlichkeit. Dies bedeutet zudem, dass Arbeitsabläufe zwischen der Personalabrechnung und anderen HCM Funktionen voneinander getrennt sind.
    
3. Vereint
   Im Idealfall könnten sie ein System verwenden, welches Teil einer einheitlichen Lösung ist. Dies würde bedeuten, dass alle HCM Funktionen vom gleichen Anbieter stammen und eine kohärente Lösung darstellen. Es sind nicht nur alle Daten innerhalb der gesamten Lösung zugänglich, sondern auch die Workflow-Prozesse die selben, was die Produktivität erhöht, Fehler reduziert, und dafür sorgt, dass die Erwartungen der Mitarbeiter und ihr Einsatz im Mittelpunkt stehen.
   
   Die Arbeitswelt von heute hat sich verändert. Mitarbeiter sind sozial vernetzt und erwarten mehr Serviceleitungen als zuvor. Die zunehmende Vernetzung der Gesellschaft spiegelt sich auch im Mitarbeiterverhältnis wider. Unternehmen, welche nicht auf diese Bedürfnisse eingehen, werden, im Gegensatz zu den Organisationen, die dies tun, ihren Unternehmensindex abstürzen sehen. Es ist ganz einfach.

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