Worauf sollten kleine und große Unternehmen bei der Auswahl der Payroll-Lösung achten?

In vielen kleinen und großen Unternehmen stellt sich wahrscheinlich irgendwann die Frage, ob für die Entgeltabrechnung Software angeschafft werden soll oder ob ein externer Dienstleister diese Aufgabe übernehmen soll.


Viele Firmen gehen selbstverständlich davon aus, dass die interne Ausführung der Lohnabrechnung die günstigere Alternative ist bzw. dass das Outsourcing nur für große Unternehmen interessant ist. Doch dem muss nicht so sein. Selbst kleine Firmen, die die Lohnbuchhaltung teilweise oder komplett an Dienstleister auslagern, können langfristig eine Menge Geld sparen und werden darüber hinaus effizienter.


Prinzipiell gibt es drei Möglichkeiten:
 

  • Hausinterne Softwarelösung
  • Verarbeitungslösung – Löhne und Gehälter werden extern abgerechnet, ein Teil der Aufgaben verbleibt aber im Unternehmen
  • Komplettes Outsourcing – ein externer Dienstleister übernimmt die Entgeltabrechnung komplett 

Bei Ihrer Entscheidung sollten Sie folgende Punkte berücksichtigen:

Kostenersparnis

Unternehmen, die ihre Entgeltabrechnung intern abwickeln, geben im Vergleich zum Payroll-Outsourcing im Schnitt 18 Prozent mehr aus. Kleine auch große Unternehmen setzen oftmals auf Lohnabrechnungssoftware, weil sie sich die Dienstleistungsgebühr sparen möchten. Bei dieser Annahme wird jedoch möglicherweise der Zeitaufwand für die Abrechnung nicht berücksichtigt. Wird die Lohnbuchhaltung dagegen teilweise oder ganz ausgelagert, setzt das Zeit frei, die der Arbeitgeber für strategische Vorhaben nutzen kann.The hidden reality of payroll & HR administration costs, PWC, January 2011.

Zeitersparnis

Je größer die Firma wird, desto komplexer und zeitintensiver gestaltet sich die Lohnabrechnung. Die Chefs von kleinen bis mittelgroßen Unternehmen verbringen circa ein Fünftel ihrer Arbeitszeit mit Personalfragen – Zeit, in der sie sich um ihre Kernaufgaben kümmern könnten. Wenn Unsicherheit darüber besteht, ob die Lohnabrechnung vollständig ausgelagert werden soll, besteht immer noch die Möglichkeit, zeitintensive Vorgänge die Dateneingabe extern erledigen zu lassen.  

Gesetzliche Verpflichtungen

Wer die Entgeltabrechnung intern erledigt, könnte es eher mit Aufsichtsbehörden zu tun bekommen. Die Gefahr einer Strafzahlung ist ebenfalls größer. Vor allem, wenn Mitarbeiter aus mehreren Rechtsprechungsgebieten abgerechnet werden. Vorschriften ändern sich ständig. Um sie einzuhalten, muss Ihr Team sein Wissen stets auf dem neuesten Stand halten. Besonders interessant ist das Outsourcing, wenn internationale Standorte mit abgerechnet werden oder wenn eine einzige Person die Lohnbuchhaltung erledigt. Strafzahlungen sind dann weniger wahrscheinlich und Ihr Personal hat nicht den Druck, sich immerder neu einzuarbeiten.  

Mitarbeiter

Die interne Lohnbuchhaltung ist vielleicht einfacher, wenn wenig Mitarbeiterfluktuation herrscht und Festgehälter bezahlt werden. Kommen Vertragsangestellte dazu oder sind Stundenlöhne abzurechnen, kann der Zeitaufwand deutlich ansteigen. Parallel dazu werden auch Fehler wahrscheinlicher. In einem solchen Szenario kann es besser sein, die Lohnabrechnung komplett auszulagern oder mit einem externen Partner zusammenzuarbeiten. 

Software-Integration

Sie installieren Entgeltabrechnungssoftware, und diese verträgt sich mit Ihren Finanzsystemen und dem Personalwesen ... wenn es so einfach wäre! Nicht jede Softwarelösung lässt sich in Ihre Personal- und Lohnbuchhaltungssoftware integrieren. Wenn nicht, haben Ihre Partner irgendwann alle unterschiedliche Daten. Selbst „integrierte“ Partner betreuen nur die Datenübertragung zwischen Systemen. Bei Verbindungsfehlern kann es schwierig werden, die Ursache festzustellen.

Interne Lohnbuchhaltung mit 14-tägiger Abrechnung verursacht allein für Standardaufgaben im Durchschnitt 235 Stunden (fast 6 Wochen) Mehrarbeit (im Vergleich zu Outsourcing-Lösungen). In-house Processor, ADP-Studie 2012

Welche Lösung passt zu Ihnen?

Die Fehlannahme, dass nur große Firmen die Entgeltabrechnung auslagern oder mit einem Dienstleister zusammenarbeiten, ist weit verbreitet. Tatsächlich stellen aber viele Unternehmen mit unterschiedlichen Betriebsgrößen fest, dass ihre Entgeltabrechnung überdacht werden muss.


Wir stellen drei Szenarien vor, in denen Outsourcing relevant sein kann:  

  1. Ein Gastgewerbebetrieb setzt Leiharbeiter ein, weil während der Urlaubssaison mit Geschäftsspitzen zu rechnen ist.
  2. In einem neuen Markt soll eine Niederlassung gegründet werden. Dafür braucht es Fachleute, die sich mit der Gesetzgebung des Landes auskennen.
  3. Bevor ein Bonusprogramm für leitende Mitarbeiter eingeführt wird, müssen die steuerlichen Aspekte abgeklärt werden.


In allen drei Szenarien haben die Unternehmen die Wahl zwischen Lohnabrechnungssoftware und einem Dienstleister, der die Lohnbuchhaltung teilweise oder komplett übernimmt.

Letztendlich kommt es auf die jeweiligen Gegebenheiten an:

1. Ich arbeite mit fest angestellten Mitarbeitern und Leiharbeitern bzw. ich muss in der Lage sein, die Belegschaft nach Bedarf zu vergrößern/verkleinern (Stammpersonal plus Zeitkräfte/Saisonkräfte):

Sofware vs ADP - business box critère 1

Intern installierte Software
Nicht jede Lohnabrechnungssoftware ist für gemischt zusammengesetztes Personal geeignet. Sie muss mit der Zeiterfassung/Anwesenheitserfassung kompatibel sein, damit fest angestelltes Personal und Zeitkräfte korrekt abgerechnet werden können.
Selbst wenn Ihre Software dazu in der Lage ist, können Ihre Mitarbeiter ins Schwimmen kommen, wenn in kurzer Zeit viele Vertragsangestellte dazukommen.   

Externe Entgeltabrechnung (nur Verarbeitung oder komplettes Outsourcing)
Die ADP Time-Module können in Ihre Payroll-Lösung integriert werden, so dass all Ihre Zahlungsverpflichtungen zentral hinterlegt sind.

2. Wir rechnen in einem oder mehreren Märkten mit neuen gesetzlichen Vorgaben:

Sofware vs ADP - business box critère 2

Intern installierte Software
Die Mitarbeiter der Lohnabrechnungmüssen stets über die gesetzliche Lage in allen Märkten im Bilde sein. Hängt diese Verantwortung an nur 1 oder 2 Mitarbeitern, kann es leichter zuFehlern kommen. Wenn einMitarbeiter erkrankt oder ausscheidet, fehlt Fachwissen über gesetzliche Vorgaben.

Externe Entgeltabrechnung (nur Verarbeitung oder komplettes Outsourcing)
Und weil die Payroll-Fachleute von ADP in über 100 Ländern vor Ort sind, erfolgt die Abrechnungsabwicklung immer auf dem aktuellen Gesetzgebungsstand. Ändert sich die Gesetzeslage, arbeiten sich die ADP-Fachleute ein und nehmen die nötigen Änderungen vor, damit Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.
Weitere Compliance-Informationen  

3. Ich möchte, dass meine Lohnbuchhaltung automatisch zusätzliche Angaben aufnimmt (Boni, Abzüge, Spesen, Urlaubstage usw.):

Sofware vs ADP - business box critère 3

Intern installierte Software
Nicht jede Lohnabrechnungssoftware lässt sich automatisch in existierende Finanz- oder HR-Lösungen integrieren. Wenn keine Integration existiert, entstehtein Sammelsurium an Einzelsystemen . Sind die Personalangaben auf viele verschiedene Plattformen verteilt, werdenderum Datenschutzverletzungen wahrscheinlicher.   

Externe Entgeltabrechnung (nur Verarbeitung oder komplettes Outsourcing)
Verschiedene Add-ons in den Payroll Services von ADP ermöglichen die Berechnung von leistungsbezogenen Vergütungen und die automatische Erfassung von Abwesenheiten und Urlaubstagen.
Dadurch, dass Sie Ihre Daten nur einmal eingeben müssen, sparen Sie jeden Monat Zeit. Und wenn Sie Fragen haben, müssen Sie nicht mehrere Anbieter kontaktieren. 

4. Ich expandiere in neue Märkte:

Sofware vs ADP - service box critère 4

Intern installierte Software
Stellen Sie zuerst fest, ob Ihr Softwareanbieter im neuen Markt vertreten ist.
Er muss Fachleute vor Ort haben, die Support leisten können. Wie ist die Lage, wenn das Personal dort in einer anderen Währung bezahlt wird? Gelten in diesem Land besondere Gesetze?
Wenn Sie Löhne und Gehälter selbst abrechnen, müssen Ihre Mitarbeiter all diese Aspekte berücksichtigen.  
 

Externe Entgeltabrechnung (nur Verarbeitung oder komplettes Outsourcing)
Um in kurzer Zeit in neue Märkte vordringen zu können, brauchen Sie leistungsfähige Plattformen und Fachleute, die für eine reibungslose Entgeltzahlung sorgen.
ADP kümmert sich um die Entgeltabrechnung international eingesetzter und im Stammland tätiger Mitarbeiter und kennt dabei die rechtlichen Feinheiten bzw. weiß, was alles auf der Abrechnung stehen muss.
Weitere Informationen zu internationaler Entgeltabrechnung
 

Was kann ADP für Sie tun?

Auf Sie zugeschnitten

Wir passen die ADP Payroll-Software an die Erfordernisse Ihres Unternehmens an.
 

  • Processing Services: Wir übernehmen das Hosting und den Betrieb der Anwendung. Die fachliche Verantwortung der Dateneingabe liegt beim Kunden, die technische Verantwortung liegt bei ADP.
  • Managed Services / Outsourced: Wir übernehmen das Hosting und den Betrieb der Anwendung und führen alle Updates durch. In diesem Fall ist ADP für die Dateneingabe sowie für die Validierung der Datenausgabe verantwortlich.
  • Comprehensive Services (COS): Wir stellen die Plattform zur Verfügung, führen Updates durch, bieten Rund-Um-Die-Uhr-Support. Außerdem kümmern wir uns um das Handling und Speichern der Daten sowie um die Beantwortung von Mitarbeiteranfragen über den Helpdesk (nur verfügbar für ADP® GlobalView HCM). 

In Ihre Prozesse integriert

ADP integriert Ihre Lohnabrechnung nahtlos in Ihre Payroll-Prozesse (Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Ausgaben usw.). Darüber hinaus besteht für wachsende Unternehmen die Möglichkeit, das Onboarding-Management einzubinden.

Jedes Gerät, jederzeit Zugriff

Ihre Mitarbeiter und deren Vorgesetzte können von jedem Gerät aus auf Ihre Daten zugreifen, um Angaben hinzuzufügen oder zu korrigieren.

Führend im Geschäftsprozess-Outsourcing

ADP ist es gelungen, das fünfte Jahr in Folge im Magic Quadrant des Marktforschungsunternehmens Gartner die Spitzenposition als bester Outsourcing-Partner für Payroll-Dienstleistungen zu erobern. Zuletzt hatten sieben Konkurrenten das Nachsehen. Mehr dazu lesen Sie hier.

Sprechen Sie mit uns über Ihre Payroll-Lösung.

Gerne unterhalten wir uns mit Ihnen über die passende Outsourcing-Lösung.

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